Прокоп Владислав Сергійович

студент 4 курсу Інституту комп’ютерних систем 
Одеського національного політехнічного університету

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ ПОДАННЯ ТА ОПРАЦЮВАННЯ ЗАПИТІВ ГРОМАДЯН ДО ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ УКРАЇНИ

Однією з вимог сьогодення є автоматизація функціонування державних установ та їхньої взаємодії з громадянами. Інформатизація архівних установ України відбувається дуже повільно, а тому актуальною є задача створення і впровадження програмного забезпечення для автоматизації документообігу, робочих місць архівістів та взаємодії архівів з громадянами, що підтверджують дослідження архівістів [1].

Наразі більшість архівів України приймають запити громадян або в паперовій формі під час особистого прийому чи звичайною поштою, або в електронному вигляді на email архіву. Деякі архіви намагають автоматизувати цей процес, щоб, з одного боку, скоротити час громадянин на створення й надсилання запитів, а з іншого – скоротити час працівників канцелярії на реєстрацію та опрацювання цих запитів. Зокрема, на сайті Державного архіву Херсонської області розміщено форму для електронного звернення громадян [2], однак ця форма вимагає написання змісту звернення у текстовому вигляді та не надає можливості прикріпляти до звернення файл, а тому лише частково задовольняє потреби громадян.

Одна з основних проблем, які виникають під час написання запиту, полягає в тому, що громадяни здебільшого не можуть сформулювати запит так, як це потрібно архівістам для його виконання: деякі факти, необхідні для архівістів, здаються запитувачам неважливими або очевидними, а тому до тексту запитів не потрапляють. Громадяни мало обізнані, в якому вигляді зберігаються відомості в архіві, та яку інформацію архівісти можуть їм надати на запит. Через це вони не можуть чітко сформулювати, що саме їм потрібно, й надати повні вихідні дані. Внаслідок цього архівісти змушені відмовляти у виконання запиту через нестачу інформації або неможливість знайти потрібні дані за відведений нормативами термін.

Одним із можливих вирішень цієї проблеми є впровадження електронної системи подання запитів, яка б мала формат анкети і містила питання, відповідь на які архівістам вкрай необхідна для виконання запиту. Саме таким шляхом йдуть інші країни. Зокрема, архіви Російської Федерації надають громадянам електронну форму запиту, яку потрібно заповнити та відправити до архіву. Компанія "Корпорація ЕЛАР" розробила комплексну систему автоматизації архівної діяльності для російських архівів [3]. Такий підхід зменшує кількість некоректно сформульованих запитів і відмов через неможливісью виконання запиту. Однак запроваджені у закордонних архівах системи не можуть використовуватися в Україні через законодавчі розбіжності.

Отже, створення системи автоматизації подання й опрацювання запитів громадян до архівних установ України є актуальною проблемою, яка досі не вирішена

Користувачами такої системи можуть бути: громадянин, канцелярист, директор архіву, системний адміністратор та працівники архіву, які відповідають на запити. Розроблену діаграму варіантів використання наведено на рис. 1.

Автором спроектовано та розроблено систему автоматизації подання й опрацювання архівних запитів. Вона є крос-платформною, має браузерний інтерфейс і може використовуватись як на персональних комп’ютерах, так і на планшетах або смартфонах.

Рис. 1 – Діаграма варіантів використання системи

У системі передбачено наявність особистих кабінетів усіх користувачів. Інтерфейси особистих кабінетів відрізняються і залежать від функцій, які може реалізувати кожен із користувачів у системі. Особистий кабінет громадянина надає можливість вибрати вид послуги, заповнити відповідну форму (різновид форми залежить від виду запиту), яку запропонує йому система, приєднати до запиту файл у разі потреби й відправити. На рис. 2 наведено скріншот особистого кабінету користувача під час створення запиту на отримання архiвної довiдки. Спочатку користувач вибирає тип послуги, далi вказує тип документу. Залежно вiд вибраних даних, система генерує форму, яку замовник має заповнити. Пiсля вiдправлення замовлення, автоматично створюється pdf документ у виглядi архiвного бланка замовлень, який мiстить данi заповненої форми та данi користувача, якi були заповненi в особистому кабiнетi.

Після відправлення запиту відомості про це з’являються в особистому кабінеті канцеляриста. Запит автоматично реєструється у системі, про що громадянину надсилається повідомлення в особистий кабінет та на електронну пошту. Водночас запит з’являється в особистому кабінеті директора, який має призначити працівника архіву, відповідального за виконання цього запиту. Під час реєстрації запиту визначається та фіксується кінцевий термін виконання запиту, залежно від типу запиту та відповідно до законодавства України.

Рис. 2 – Скріншот особистого кабінету під час створення запиту

Усі етапи розгляду запиту фіксуються у базі даних із зазначенням дати і прізвища працівника, відповідального за цей етап, що дозволяє відслідковувати процес обслуговування громадян та формувати відповідні статистичні звіти.

Розроблена система автоматизації подання й опрацювання запитів громадян до державних архівних установ України дозволить громадянам створювати і надсилати запити онлайн, використовуючи спеціальні електронні форми. Запровадження запропонованої системи сприятиме ефективній організації роботи співробітників архіву, спростить ведення обліку запитів до архіву та автоматизує генерацію звітів, допоможе більш чітко формулювати запити, скоротить кількість негативних відповідей на запити громадян та час, який витрачають громадяни на створення й відправлення запитів.

Список використаної літератури:

  1. Оніпко Т.В. Автоматизація робочого місця обласного/міського архіву / Т.В. Оніпко, М.С. Решітник // Структурні зміни у суспільстві та економіці під впливом комунікацій та інформації : матеріали Міжнародної науково-практичної конференції (м. Полтава, 12–13 травня 2016 року) / за ред. М. В. Макарової. – Полтава : ПУЕТ, 2016. – С. 239-241.
  2. Державний архів Херсонської області. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: https://kherson.archives.gov.ua.
  3. Комплексная система автоматизации архивной деятельности. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: https://www.elar.ru/resheniya/arkhivy/avtomatizatsiya_raboty/kompleksnaya_sistema_avtomatizatsii_arkhivnoy_deyatelnosti_ais_arkhiv/.

 

Науковий керівник: доцент кафедри СПЗ ОНПУ Зіноватна С.Л.

Вы здесь: Home Доклады конференции Доклады V конференции "Информатизация общества: проблемы и перспективы" (2020 г.) Прокоп В.С. АВТОМАТИЗАЦІЯ ПОДАННЯ ТА ОПРАЦЮВАННЯ ЗАПИТІВ ГРОМАДЯН ДО ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ УКРАЇНИ