Прокоп Юлія Віталіївна

старший викладач кафедри інформаційних технологій
Одеської національної академії зв’язку ім. О.С. Попова

 

ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМКИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ

Повсюдне впровадження інформаційних технологій та техніки значною мірою стимулює процес інформатизації архівної справи та надання користувачам онлайн доступу до інформації, що зберігається в архівах. Цифровізація усіх процесів архівної справи і діловодства, зокрема оцифрування архівних документів з метою надання віддаленого доступу до них, займає головне місце серед пріоритетів Укрдержархіву на 2020 рік [1]. Важливу роль інформатизації архівів українські архівісти відзначали ще понад десятиріччя тому [2-3], однак наразі Україна відстає за цим показником від розвинених країн.

Проблеми та досягнення архівістів у питанні інформатизації були предметом активних обговорювань протягом останніх десятиліть і продовжують привертати значну увагу спеціалістів різних галузей: програмістів, архівістів, істориків, краєзнавців тощо. Одним із важливих напрямків є створення інформаційно-пошукових систем, які дозволяють швидко та якісно виявляти потрібні документи за різними критеріями. При цьому бази даних є важливою складовою доступу до інформації, що зберігається в архівах. У багатьох країнах Європи та Америки бази даних з архівними документами існують вже багато років і останнім часом вони активно поповнюються [4]. Під час розробки таких баз даних береться за основу єдина система опису архівних документів.

В Україні інформаційну систему з відбором справ запровадили лише кілька архівів, серед яких Державний архів Київської області (http://dako.gov.ua). Щоправда вивчення реакції системи на пошукові запити дозволяє дійти висновку, що розробники цієї бази даних не дотрималися загальноприйнятої нормалізації таблиць, наслідком чого є зниження ефективності пошуку, що не можна вважати повною мірою задовільним результатом функціонування системи.

На початку 2020 року Укрдержархів анонсував нову інформаційно-пошукову систему "Архіум" [5]. Структура бази даних, яка є основою цієї системи, передбачає зберігання основних відомостей про архівні документи (номери та назви фондів, описів, справ, крайні дати документів тощо), а також метаданих, які дозволять пошук не лише за формальними ознаками справ, а й за ключовими словами вмісту документів. Проте названа система створена комерційною компанією і потребує додаткового державного фінансування для впровадження в державних архівних установах. Крім того, невирішеним питанням є наповнення бази даних, яке наразі не автоматизовано (зокрема, йдеться про ручне введення величезних обсягів переважно рукописної інформації). Без вирішення цих питань створена система приречена залишитися невпровадженою.

Ще одним важливим напрямком є сканування документів, що зберігаються в архівах, із подальшим використанням копій у читальних залах замість паперових оригіналів та наданням віддаленого доступу до них на сайтах архівів. Європейські архіви досягли в цьому значних успіхів. Наразі там велика увага приділяється індексації документів на рівні їхнього вмісту і розглядаються нові підходи [6] з оцифрування архівних записів на контенту документів.

Українські архівісти самостійно та у співпраці з міжнародною організацією FamilySearch сканують описи фондів та найбільш затребувані документи. Чимало архівів викладають скановані копії на своїх сайтах. Проте темпи як сканування, так і викладання копій багатьма архівами є надто повільними. Тому збільшення обсягів сканування та забезпечення віддаленого доступу є однією із нагальних задач для українських архівістів.

Поряд зі створенням фонду користування (тобто скануванням архівних документів для надання віддаленого доступу до них або видавання в читальних залах замість оригіналів) важливим є також створення страхового фонду архівних документів з більш жорсткими вимоги до виготовлення копій [7].

Західні дослідники відзначають, що оцифрування архівного і культурного спадку відбувається великими темпами, тому наразі постало питання забезпечення користувачів простим та зручним інтерфейсом [8]. Акцент на зручність та потреби користувачів робиться не лише щодо представлення оцифрованих документів, а й розроблення інформаційно-пошукових систем. Зокрема, підкреслюється важливість вивчення підходу істориків до пошуку архівних документів: які критерії і фільтри для них необхідні та найбільш використовувані [9].

Важливою складовою запровадження інформаційних технологій в архівній справі є автоматизація документообігу та робочих місць робітників архівних установ [10], створення електронних систем взаємодії громадян з архівними установами, зокрема реалізація можливостей віддаленого подання запитів громадян та інших звернень, запису до читальних залів, тощо.

Отже, дослідження дозволило виявити такі основні напрямки інформатизації архівної справи:

  • створення інформаційно-пошукових систем та баз даних для пошуку архівних справ та відомостей за певними фільтрами, а також розміщення цих систем на сайтах архівів та у вигляді єдиної міжархівної  інформаційної системи;
  • сканування описів та архівних документів для створення фонду користування, організація віддаленого доступу користувачів до копій із забезпеченням простого і зручного інтерфейсу, а також індексація документів на рівні контенту;
  • запровадження електронного документообігу в архівах та автоматизація взаємодії з користувачами.

Список використаної літератури:

  1. Анатолій Хромов про унікальні документи НАФ, міжнародні проєкти та перспективи розвитку архівної справи. URL : https://archives.gov.ua/ua/анатолій-хромов-про-унікальні-докуме/.
  2. Васильченко М. М. Інформатизація архіву як соціально-комунікаційної структури. Вісник Харківської державної академії культури. 2010. Вип. 31. С. 199–208.
  3. Боряк Г. В. Десять років інформатизації архівної справи в Україні: проблеми, здобутки, перспективи. Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. пр. 2002. Вип. 5: Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства. С. 9-18.
  4. Costa M., Silva M.J. Evaluating Web Archive Search Systems. Web Information Systems Engineering - WISE 2012. 2012. P. 440-454.
  5. Голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов взяв участь у презентації комплексного електронного ресурсу «Archium/Архіум». URL: https://archives.gov.ua/ua/голова-державної-архівної-служби-укр/.
  6. Colavizza G., Ehrmann M., Bortoluzz F. Index-Driven Digitization and Indexation of Historical Archives. Frontiers in Digital Humanities. 2019. Vol. 6. P. 1-16. DOI: 10.3389/fdigh.2019.00004.
  7. Окорокова Л., Левченко Л. Створення страхового фонду на цифрових носіях в Держархіві Миколаївської області (з досвіду роботи). Студії з архівної справи та документознавства. 2000. Т. 6. С. 85-87. 
  8. Kilchenmann A., Laurens F., Rosenthaler L. Digitizing, archiving... and then? Ideas about the usability of a digital archive. Archiving Conference. Basel : DaSCH, 2019. P. 146-150. DOI: 10.2352/issn.2168-3204.2019.1.0.34
  9. Elena T., Katifori A., Vassilakis C. et al. Historical research in archives: user methodology and supporting tools. Int J Digit Libr 11. 2010. P. 25–36. DOI: https://doi.org/10.1007/s00799-010-0062-4.
  10. Оніпко Т.В., Решітник М.С. Автоматизація робочого місця обласного/міського архіву. Структурні зміни у суспільстві та економіці під впливом комунікацій та інформації : матер. Міжнародної наук.-практ. конф. (12–13 травня 2016 р.) / за ред. М. В. Макарової. Полтава : ПУЕТ, 2016. С. 239-241.

 

Вы здесь: Home Доклады конференции Доклады V конференции "Информатизация общества: проблемы и перспективы" (2020 г.) Прокоп Ю.В. ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМКИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ